Hệ thống Quản Lý Doanh Nghiệp

Hệ thống quản lý doanh nghiệp là môn mình thích nhất trong toàn bộ chương trình. Môn này rất rất khoai nhưng cực kỳ cần thiết cho các doanh nghiệp Việt Nam.

Hiểu đã khó, áp dụng vào công việc, áp dụng vào doanh nghiệp còn khó hơn nhiều lần.

Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cho bạn mọi tri thức mà tôi đã may mắn có được từ anh Lê Quang Phúc – người trực tiếp giảng dạy môn này cho lớp IPL1.

Tài liệu tham khảo down tại đây

0. Chuẩn bị trước khóa học

Một số yêu cầu

  • Các bạn cần đạt được một số hiểu biết nhất định và giải thích được các thuật ngữ cơ bản liên quan đến Hệ thống quản lý doanh nghiệp trong bài làm của mình.
  • Một số keywords gợi ý cho các bạn: “hệ thống/system”, “quản lý/management”, “hệ thống quản lý/management system”, “quản lý theo mục tiêu/management by objectives”, “quản lý theo quá trình/management by process”, “quản lý theo nhiệm vụ/management by tasks”, quản lý theo dự án/management by project”, “cơ cấu tổ chức/organizational structure”, “chính sách/policy”, “thủ tục/procedure”, “quá trình/qui trình/process”, “bản mô tả công việc/job description”, “lưu chuyển công việc/workflow”, “KPI”, “kiểm soát nội bộ/internal control”, “quản trị công ty/corporate governance”…
  • Cần xác định được các cấu phần/component cơ bản tạo nên hệ thống quản lý doanh nghiệp.
  • Cần trình bày được các bước thực hiện và các yếu tố quyết định thành công khi xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp.
  • Cần chỉ ra được các vấn đề trong các doanh nghiệp Việt Nam khi xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp.

Lưu ý: các bài viết/bài thuyết trình có minh họa bằng các ví dụ hoặc tài liệu thực tế (về hệ thống quản lý doanh nghiệp của một hay một số doanh nghiệp nào đó) sẽ được đánh giá cao

Tài liệu tham khảo

  • Các bạn chủ động tự tìm kiếm & tham khảo các nguồn tài liệu theo các keywords đã được gợi ý
  • Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo trong:
    • Những cuốn sách liên quan đến môn “Hệ thống quản lý doanh nghiệp” mà Ban Giáo Vụ đã cung cấp
    • Những tài liệu trong file đính kèm mà chúng tôi đã tìm để hỗ trợ và định hướng cho các bạn.

Gợi ý

Trong bài pre-work này, khả năng tự nghiên cứu của các bạn được nhấn mạnh.

Những bạn chưa quen với cách học tự research có thể sẽ dễ dàng cảm thấy mình bị “đắm” vào một bể thông tin hết sức rộng lớn và mông lung.

Vì đây là bài pre-work đầu tiên của các bạn theo dạng này, nên Ban Giáo Vụ IPL khuyến nghị các bạn như sau:

  • Đầu tiên, các bạn nên đọc lướt qua tất cả các tài liệu để hiểu được tài liệu đó có nội dung chính là gì. Không nên vội vã “đắm chìm” vào một tài liệu nào đó, hoặc là đợi đọc xong tài liệu này rồi mới đến tài liệu khác. Vì rất có thể tài liệu bạn đọc là tài liệu ít quan trọng hơn, hoặc chỉ bàn về một khía cạnh nào đó của vấn đề.
  • Sau khi đã đọc và xác định nội dung các tài liệu, các bạn nên tiến hành phân loại tài liệu. Có thể có những dạng tài liệu như là: tài liệu dạng lý thuyết cơ bản khái quát hết các vấn đề, tài liệu lý thuyết cơ bản nhưng chỉ bàn một khía cạnh nào đó, tài liệu dạng case study, dạng ví dụ/template của một doanh nghiệp nào đó … Trong một tài liệu, có thể có những nội dung sử dụng được trong bài làm và những nội dung không sử dụng được.
  • Sau khi phân loại, các bạn xác định thứ tự ưu tiên của những nội dung cần đọc, rồi mới tiến hành đọc. Tốt nhất là nên đọc từ tổng thể đến cụ thể, từ gốc đến ngọn.

1. Mở đầu

Tại sao phải học món này?

Các bạn có thể xem sự hình thành và phát triển của một doanh nghiệp: Nothing -> Something -> Good -> Great -> Last.

Hình: Phát triển của Doanh Nghiệp.

Tại giai đoạn cuối các bạn có thể thấy rõ được sự mô tả trong 2 quyển sách: Từ tốt đến vĩ đại và xây dựng để trường tồn.

Để có thể đến được đó cần phải có một hệ thống kiến thức về quản lý doanh nghiệp đủ mạnh.

MarNET theo tôi, hiện tại đang lưng lửng chỗ Nothing và Something, nếu theo đúng những tính toán của chúng tôi nó sẽ đến được Something hết năm nay!

Vậy: để có thể quản lý một doanh nghiệp lớn hơn, vĩ đại hơn cần phải có hệ thống quản lý doanh nghiệp.

Hay nói 1 cách xôi thịt ^^: nếu các bạn muốn kiếm 1 triệu $ -> không cần nghiên cứu môn này, còn nếu muốn kiếm 1 tỉ $ nếu không học thì đừng mơ làm gì.

Cần phải học những gì?

Mục tiêu:

  • Hiểu được các khái niệm cơ bản/tổng quan về hệ thống quản lý doanh nghiệp
  • Phương pháp xây dựng hệ thống/thiết lập hệ thống quản lý doanh nghiệp

Nội dung học như sau:

  • Phần 1: Tổng quan hệ thống quản lý Doanh Nghiệp.
  • Phần 2: Phương pháp xây dựng hệ thống quản lý Doanh Nghiệp.
  • Phần 3: Các lưu ý khi xây dựng hệ thống quản lý Doanh Nghiệp.

Và học ntn …?

Cái này thì tôi đã nói trong bài viết con đường của tôi, không nói lại nữa chỉ chốt lại câu: Có rất rất nhiều cách! ^^

Có 1 vấn đề ở đây, tài liệu mà thầy trình bày với chúng tôi sẽ được phát sau khi kết thúc môn học. Do vậy, những định nghĩa tôi sử dụng trong này hầu hết là tổng hợp lại, không có chép y nguyên, sau này có tài liệu các bạn có thể xem lại!

2. Tổng quan hệ thống quản lý Doanh Nghiệp

Kiến thức phần này khá là khó tổng hợp thật, tài liệu được phát là bản hardcopy :|.

Tong_quan_ve_he_thong_quan_ly_doanh_nghiep.png

Hình: Overview

Phần tổng quan được chia thành các mục như sau:

  1. QL Doanh Nghiệp
  2. KN Hệ Thống
  3. Tư duy quản lý Doanh Nghiệp phổ biến
  4. Hệ Thống Quản Lý Doanh Nghiệp

1. Quản Lý Doanh Nghiệp

Cần phân biệt rõ 2 thuật ngữ sau: Quản Trị Doanh Nghiệp và Quản Lý Doanh Nghiệp, nguyên nhân có sự loằng ngoằng này là khi dịch thuật ra tiếng Việt nó bị lỗi.

  • Quản Trị Doanh Nghiệp – Corporate Governance – Kiểm soát quản lý. Vd: trong mô hình Công Ty Cổ Phần, HĐQT -> quản trị doanh nghiệp không phải quản lý doanh nghiệp
  • Quản Lý Doanh Nghiệp – Corporate Management. Vd: trong mô hình Công Ty Cổ Phần, BGD -> quản lý doanh nghiệp

Trước hết cần làm rõ các khái niêm sau: 

Quản Lý: cái này có rất nhiều các định nghĩa khác nhau nhưng nói nôm na nó là như sau: Quản lý là việc lên kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm tra để đạt được một mục tiêu với nguồn lực nhất định.

Quản lý doanh nghiệp: là tổng hợp các hoạt động quản lý nhằm sử dụng hợp lý và hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.

Quản trị doanh nghiệp: là phân bổ, thực thi quyền lực và giám sát việc thực thi quyền lực trong doanh nghiệp hướng đến sử dụng có hiệu quả nhất nguồn lực của công ty, đảm bảo lợi ích tối đa và công bằng cho các cổ đông và các bên liên quan. Để lấy thêm thông tin phần này, các bạn có thể tham khảo thêm bài chia sẻ của anh Đặng Văn Thành – Sacombank mà tôi có chia sẽ trước đây.

Các hoạt động của nhà quản lý

Sơ đồ: 1 – 4 – 3 – 3 (các bạn có thể liên tưởng đến bóng đá để nhớ cho dễ):

  • 1 người quản lý
  • Thực hiện 4 chức năng
  • Thực hiện 3 nội dung QL
  • Thực hiện 3 nhóm vai trò.

Hoat_dong_cua_nha_quan_ly.png

Các kỹ năng cần thiết của người quản lý & phương pháp phát triển?

Đây là một câu hỏi mở, tôi sẽ trả lời = nghiên cứu của mình trong 1 topic khác!

2. Khái niệm hệ thống

Hệ thống là tập hợp các thực thể có tương tác hay liên quan tới nhau -> tạo thành một tổng thể tích hợp và thống nhất.

Hình: hệ thống

Note:

  • Khi xây dựng hệ thống -> nghi ngờ về năng lực xây dựng hệ thống?
  • Xây dựng và vận hành hệ thống là 2 vấn đề hoàn toàn khác nhau.
  • Khi xây dựng hệ thống -> cần có sự đồng bộ.

Các nguyên lý cơ bản của hệ thống:

  1. Năng lực của hệ thống > tổng năng lực mỗi thành phần
  2. Các thành phần vừa đối kháng cũng vừa hỗ trợ lẫn nhau
  3. Synergy của hệ thống được tạo ra do cấu trúc phù hợp giữa các thành phần và cơ chế vận hành phù hợp
  4. Một thành phần thay đổi -> ảnh hưởng các thành phần khác
  5. 1 thành phần tối ưu hóa không xét tới các thành phần khác -> hiệu quả hệ thống bị ảnh hưởng

Tư duy hệ thống – System thinking

Tư duy hệ thống là kỹ thuật tư duy và giải quyết vấn đề dựa trên việc đặt 1 tư duy/vấn đề trong tổng thể có tương tác/liên quan.

Xem xét vấn đề trong chuỗi liên kết có quan hệ với nhau, vd: chuỗi cung ứng, chuỗi giá trị, …

Nguyên tắc về QL hệ thống:

  • Tuân thủ nguyên lý QL hệ thống
  • Vượt ra ngoài hệ thống -> đánh giá hệ thống
  • Cải tiến liên tục các thành phần/quan hệ/hành động/cấu trúc của hệ thống và toàn hệ thống

Các năng lực cần thiết của người quản lý để có thể quản lý một hệ thống?

Câu hỏi mở, tôi sẽ trả lời = nghiên cứu của mình trong 1 topic khác!

Doanh nghiệp có phải là một hệ thống?

Câu này trả lời luôn: Doanh nghiệp là một hệ thống làm gia tăng giá trị.

3. Các tư duy quản lý doanh nghiệp phổ biến

Các tư duy quản lý doanh nghiệp:

  1. Quản lý thuận tiện
  2. Quản lý hợp lý
  3. Quản lý theo hệ thống/quy trình

Nhưng trên thực tế chỉ có:

  • Quản lý DN = kinh nghiệm và trực giác
  • Quản lý DN = khoa học

Quản lý thuận tiện

Quản lý thuận tiện sử dụng tư duy/phương pháp quản lý dựa vào năng lực và nghệ thuật của người quản lý cao nhất.

Các đặc trưng để nhận dạng:

  • Mục tiêu của DN -> xuất phát từ mong muốn của người quản lý cao nhất
  • Cơ cấu tổ chức/cơ chế vận hành -> thuận tiện với người quản lý cao nhất
  • Cơ chế kiểm soát dựa vào lòng tin
  • Quản lý tập quyền
  • Gần như không có tài liệu quản lý

Điểm qua 1 vài con số: 95% các DN ở Việt Nam là vừa và nhỏ, trong đó khoảng 91% các DN là quản lý thuận tiện.

Vậy, làm thế nào để đứng vững trong 1 “chuồng gà”? Giải pháp cho các DN Việt Nam?

Quản lý hợp lý

Quản lý hợp lý áp dụng tư duy/phương pháp quản lý(KH QL) phù hợp với mục tiêu/hoạt động/môi trường của DN

Quản lý hợp lý hướng tới:

  • Sự thống nhất, chuyên môn hóa, tiêu chuẩn hóa và hợp lý trong tất cả các hoạt động của DN
  • Phân bổ và sử dụng hợp lý các nguồn lực của DN -> để đạt mục tiêu của DN

Tư tưởng cơ bản trong quản lý hợp lý -> phân bổ và sử dụng hợp lý các nguồn lực, nghĩa là: xem xét/tối ưu input để thực hiện các mục tiêu của DN. Đối với ngành dịch vụ, không thể phân bổ và sử dụng hợp lý nguồn lực -> hướng tới QL theo hệ thống/quy trình.

Quản lý theo hệ thống/quy trình

Quản lý theo hệ thống/quy trình -> xem doanh nghiệp là một hệ thống làm gia tăng giá trị. Do đó, doanh nghiệp có đầy đủ nguyên lý cơ bản của hệ thống.

  • Doanh nghiệp là 1 hệ thống xã hội mở
  • Doanh nghiệp có các hệ thống con bên trong và là 1 phần của hệ thống lớn hơn bên ngoài

Nói nôm na: DN nằm trng 1 hệ thống ngành, hệ thống ngành nằm trong hệ thống kinh tế quốc gia, … -> hệ thống lớn thay đổi sẽ tác động tới hệ thống con.

Doanh-nghiep-la-1-he-thong

Hình: Doanh nghiệp là 1 hệ thống

Doanh nghiệp làm gia tăng tăng giá trị thông qua quy trình chuyển đổi nguồn lực(input) thành sản phẩm/dịch vụ(output).

Vậy, quản lý theo hệ thống/quá trình áp dụng tư duy/phương pháp quản lý hệ thống để quản lý cac hoạt động của DN.

Hướng tới:

  • Sự thống nhất, tiêu chuẩn và hợp lý trong tất cả các hoạt động của DN
  • Việc phục vụ/thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng thông qua sản phẩm/dịch vụ(output)
  • Hướng tới: hiệu năng(efficiency), hiệu quả(effiectiveness) và giá trị gia tăng(value added)

Để đánh giá một công ty có 1 số các phương pháp sau:

  1. ROE – Return On Equity -> đo lường 1 cách ngắn hạn
  2. BSC – Balanced ScoreCard? -> đo lường dài hạn.

Tôi sẽ có 1 topic riêng để nói về vấn đề này!

Để thỏa mãn khách hàng -> tạo được giá trị cho khách hàng. Xd hệ thống QL -> để thỏa mãn khách hàng được tốt hơn. Đối với các ngành dịch vụ -> đến từ nhân viên, đối với các ngành sản xuất -> đến từ sản phẩm. Do vậy đối với các ngành dịch vụ có câu: hãy coi nhân viên của bạn là thượng đế!

Quản lý theo hệ thống/quy trình luôn gắn với 1 slogan: ai đứng đằng sau quy trình của tôi -> người đó là khách hàng.

Chuỗi giá trị của Michael Porter -> 1 topic khác để nói chi tiết hơn!

Bài toán so sánh quản lý hợp lý và quản lý theo hệ thống/quá trình

Bài toán này hơi loằng ngoằng chút nhưng cực kỳ thú vị! Nó sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về 2 tư duy quản lý trên.

Một CEO được HDQT giao chỉ tiêu: trong năm 2008 sẽ đầu tư 10 tỉ -> cuối năm sẽ đạt được 40 tỉ doanh số. Hết năm 2008, CEO dùng hết 1 tỉ -> đạt được 8 tỉ doanh số.

Vậy, đồng chí CEO này đáng thưởng hay đáng phạt?

Xét theo tư duy quản lý hợp lý (phân bố và sử dụng hợp lý nguồn lực): HDQT đặt chỉ tiêu, 1 tỉ đầu tư -> 4 tỉ doanh số, mà đồng chí CEO này 1 tỉ -> đạt được 8 tỉ doanh số. Thưởng!

Xét theo tư duy theo hệ thống/quy trình: theo chỉ tiêu của HDQT tổng giá trị gia tăng là 40 tỉ đối với 10 tỉ đầu vào, mà đồng chí CEO này chỉ đạt tổng giá trị gia tăng là 8 tỉ doanh số + 9 tỉ đầu tư chưa sử dụng với 10 tỉ đầu tư ban đầu. Phạt!

Nếu tỉ lệ lợi nhuận là 50% trên doanh số, xét theo tư duy theo hệ thống/quy trình sẽ ntn?

  • 10 tỉ -> 40 tỉ -> lợi nhuận: 20 tỉ(50% của 40 tỉ) -> tổng lợi nhuận thu lại là: 20 tỉ(đã sử dụng hết tiền đầu tư)
  • 1 tỉ -> 8 tỉ -> lợi nhuận: 4 tỉ(50% của 40 tỉ) -> tổng lợi nhuận thu lại là: 13 tỉ(còn 9 tỉ tiều đầu tư)

Trong trường hợp này: CEO bị phạt!

Nếu tỉ lệ lợi nhuận là 25% trên doanh số, xét theo tư duy theo hệ thống/quy trình sẽ ntn?

  • 10 tỉ -> 40 tỉ -> lợi nhuận: 10 tỉ(25% của 40 tỉ) -> tổng lợi nhuận thu lại là: 10 tỉ(đã sử dụng hết tiền đầu tư)
  • 1 tỉ -> 8 tỉ -> lợi nhuận: 2 tỉ(25% của 40 tỉ) -> tổng lợi nhuận thu lại là: 11 tỉ(còn 9 tỉ tiều đầu tư)

Trong trường hợp này: CEO được thưởng!

Do vậy, khi lập kế hoạch và thực hiện cần tính toán chi tiết và cẩn thận các con số -> tránh trường hợp, càng làm càng lỗ, doanh số lớn nhưng lợi nhuận gần như không có.

4. Hệ thống quản lý doanh nghiệp

Các tư duy/phương pháp quản lý doanh nghiệp khác nhau dẫn đến có nhiều cách hiểu khác nhau về hệ thống quản lý doanh nghiệp.

Do vậy có rất nhiều định nghĩa khác nhau, chốt lại cái định nghĩa nôm na như thế này: tư duy/phương pháp quản lý doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu/hoạt động/môi trường của DN được viết thành tài liệu QL mà toàn DN phải thực hiện/tuân thủ nhằm đạt được các mục tiêu của DN.

Một số các tài liệu cơ bản:

  1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
  2. Chính sách
  3. Thủ tục vận hành tiêu chuẩn(SOP)
  4. Quy trình hoạt động
  5. Bản mô tả nhiệm vụ phòng/ban
  6. Bản mô tả công việc cá nhân
  7. Sổ tay/cẩm nang chuyên môn

3. Phương pháp thiết lập cơ cấu tổ chức.

Phuong_phap_thiet_lap_co_cau_to_chuc.png

Yeu_to_anh_huong_toi_CCTC_doanh_nghiep.png

4. 4 Phương pháp quản lý doanh nghiệp phổ biến

Tổng quan:

PP QL DN.png

1. Quản lý theo nhiệm vụ

Thực hiện Quản lý theo nhiệm vụ, do lười nên tôi viết luôn, không xử dụng flowchart để thể hiện lại. ^^

  • Khoa học QL
  • Đặc điểm của DN
    • Nhiệm vụ của DN được phân cho các phòng ban
    • Xác định các chức danh và mô tả công việc
    • Xác định tiêu chí kiểm soát
    • Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ

2. Quản lý theo mục tiêu

Thực hiện Quản lý theo mục tiêu:

  • Thiết lập mục tiêu SMART
  • Tiêu chuẩn đánh giá
  • Chọn các hoạt động phù hợp
  • Tổ chức hoạt động thực hiện mục tiêu
  • Trên/dưới xem xét đánh giá định kỳ kết quả thực hiện
  • Có điều chỉnh cho phù hợp
  • Đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu

3. Quản lý theo quy trình

Thực hiện quản lý theo quy trình:

  • Chuỗi giá trị các sản phẩm của DN
  • Mục tiêu/tổ chức/đặc điểm/môi trường -> hoạt động kinh doanh của DN
  • Xác định các QT
    • Tạo và thiết lập QT
    • Tổ chức hd theo QT
  • Quản lý QT
    • Thiết lập
    • Kiểm soát
    • Cải tiến
  • Đánh giá kết quả và quá trình thực hiện

4. Quản lý dự án

Danh sách các hạng mục cần quản lý theo PMI:

  • Integration
  • Scope
  • Time
  • Cost
  • Quality
  • Human Resource
  • Communication
  • Risk
  • Procument

5. Phương pháp xây dựng, thiết lập hệ thống quản lý doanh nghiệp

pp_xay_dung.png

Các lưu ý khi xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp

luy_y_xay_dung_HTQLDN.png

2 thoughts on “Hệ thống Quản Lý Doanh Nghiệp

  1. nguyen thanh tien says:

    hi nam trới, lâu lắm ko gặp, tớ tiến bứa ngày xưa cùng kí túc xá B3 hạ long đây. Còn nhớ ko ? Vô tình lướt web gặp blog của ông, có j add nick tớ vào khi nào rảnh rỗi chat nhé : thanhtien_1411 ! Chúc ông bạn kinh doanh tốt và gặp nhiều may mắn !

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *